Задача: сделать подбор прозрачным для заказчика
Заказчик подбора — руководитель, которому нужен сотрудник. Ему важно понимать, что происходит с переданной в работу вакансией: сколько пришло откликов, до каких этапов они дошли и кого можно посмотреть подробнее. Исходный запрос включал и аналитику, и возможность открыть резюме из нужного этапа.
Я сделал для этого отдельную вкладку «Воронка заказчика» внутри карточки вакансии Битрикс24. В ней собрал сводку, этапы подбора и связанные отклики. Из отчёта можно перейти к конкретной карточке и резюме.
От вакансии до конкретного отклика
Сценарий начинается в привычном рабочем месте: руководитель открывает вакансию и переходит на новую вкладку. Сверху видит общее число откликов, сколько сейчас в работе и сколько находится в кадровом резерве. Рядом указаны заказчик, рекрутер и время загрузки данных.
Дальше он выбирает представление и нажимает на интересующий этап. Справа появляется соответствующий список откликов. У каждой записи есть текущая стадия, ссылка на карточку CRM и отдельное действие для открытия резюме. Так общий показатель связан с записями, из которых он посчитан.
| Действие руководителя | Что показывает интерфейс |
|---|---|
| Открыть вкладку вакансии | Сводку по связанным откликам: всего, в работе, в резерве |
| Выбрать режим отчёта | Текущее распределение по стадиям или прохождение этапов с конверсией |
| Нажать на этап | Отклики, которые относятся к выбранному этапу в этом режиме |
| Выбрать отклик | Резюме для просмотра и скачивания либо карточку в CRM |
Два режима: текущее состояние и история прохождения
Вопросы «где отклики находятся сейчас?» и «какие этапы они проходили?» требуют разных расчётов. Я разделил их на два режима. В «Сейчас на этапах» каждая запись учитывается на своей текущей стадии. Это помогает разобрать актуальный объём работы: например, какие отклики сейчас на собеседовании или тестовом задании.
В «Воронка и конверсия» используются записанная история переходов и текущая стадия. Здесь видно прохождение этапов. Отклик, который уже перешёл к оформлению, может учитываться и на собеседовании, если такое посещение записано в CRM.
Поэтому ноль на текущем этапе не означает, что через него никто не проходил. Переключение режимов сохраняет эту разницу видимой для пользователя. Резерв и другие завершённые исходы отделены от основного последовательного пути подбора.
Воронка, из которой можно открыть резюме
Для заказчика важен следующий шаг после просмотра цифры. Поэтому этапы сделал интерактивными: нажатие перестраивает список справа. В режиме истории список относится к прохождению этапа, а в текущем режиме — к фактическому положению отклика сейчас.
Резюме и карточка отклика — разные действия. Первое позволяет посмотреть текст резюме и скачать прикреплённый файл. Второе открывает исходную запись в Битрикс24. Если резюме не приложено, интерфейс сообщает об этом прямо в строке.
Список разбит на страницы. Есть возврат ко всем откликам и счётчик показанных записей. Руководитель может разбирать интересующий участок подбора, сохраняя связь между этапом, откликом и документом.
Нужна такая прозрачность в вашем процессе?
Обсудим, что должен видеть руководитель и какие данные уже есть в вашей CRM. Можно сделать отчёт по найму, продажам, согласованиям или другому рабочему процессу.
Как считаются доли и конверсия
Подписи к процентам сделал явными. «Доля от всех откликов» отвечает на вопрос, какая часть общего числа связана с этапом. «С предыдущего этапа» показывает переход между соседними шагами по записанной хронологии.
Например, в условном расчёте из 100 откликов 50 прошли предыдущий этап, а 20 из них затем перешли на следующий. Для следующего этапа доля от всех откликов составит 20%, а конверсия с предыдущего — 40%. Это разные основания расчёта, поэтому показываю их раздельно.
| Показатель | Как считается | Что означает в условном примере |
|---|---|---|
| Доля от всех откликов | Число откликов этапа / общее число связанных откликов | 20 из 100 — 20% |
| Конверсия с предыдущего этапа | Число записанных переходов в нужном порядке / число откликов предыдущего этапа | 20 из 50 — 40% |
| Нет данных для конверсии | Предыдущий этап не даёт основания для деления | Не подменяется значением 0% |
Возвраты, пропуски и правильная связь с вакансией
В CRM процесс не всегда идёт по прямой. Отклик могут вернуть на предыдущую стадию, перевести через несколько шагов или сразу отправить в резерв. Я учёл эти случаи в логике расчёта.
Повторное посещение одним откликом того же этапа не увеличивает счётчик каждый раз. Для конверсии между соседними этапами проверяется временной порядок событий. Если нужного перехода нет в истории, расчёт не достраивает его по предположению, что кандидат наверняка прошёл все предыдущие шаги.
В отчёт включаются отклики, связанные с конкретной вакансией в CRM. Совпадения названия должности недостаточно: похожие вакансии могут относиться к разным подборам. При проверке я отдельно сопоставил фактические связи, текущие стадии и историю переходов.
Единица расчёта здесь — отклик. Это позволяет корректно учитывать историю одной записи. Сводку по людям, оставившим несколько разных откликов, нужно проектировать с отдельным правилом идентификации.
Доступ заказчика, HR и проверка резюме
Вкладка нужна разным участникам процесса. Заказчик подбора смотрит свою вакансию, HR работает с доступными ему отчётами, а пользователи с согласованным общим доступом могут переходить между подключёнными вакансиями. При этом учитываются штатные права CRM.
Проверку доступа сделал на сервере. Она действует и для самой воронки, и для открытия или скачивания резюме. Отклик должен быть связан с разрешённой вакансией, а текущему пользователю должно быть доступно его чтение. Подстановка чужого идентификатора в адрес не даёт получить чужой документ.
Для автоматической выдачи доступа использовал поле руководителя-заказчика и принадлежность HR к подразделению в оргструктуре. Это позволяет учитывать роли участников процесса. Существующие права CRM и сторонних наблюдателей сохраняются.
Как проверял расчёты и рабочие сценарии
Решение разрабатывал вместе с Codex. Отдельно разобрал бизнес-сценарий, правила расчётов и границы доступа. Для логики воронки подготовлены локальные тесты: повторные посещения, обратный порядок переходов, пропуски истории, резерв и пустое основание для процента.
Результат расчётов сверил с записями CRM и историей переходов. Для доступа проверены реальные пользовательские сеансы: своя вкладка и резюме открываются, чужая вакансия и документы получают отказ. Такие проверки связывают готовый интерфейс с данными и правами, на которых он работает.
Для сопровождения подготовил инструкцию: устройство решения, установка и восстановление, правила доступа, проверка после обновления Битрикс24 и разбор типовых проблем. Это часть результата проекта наряду с самим интерфейсом.
Результат: рабочая вкладка для разбора подбора
В Битрикс24 появилась «Воронка заказчика»: руководитель открывает вакансию, видит состояние и историю подбора, выбирает этап и переходит к откликам и резюме. HR и заказчик могут обсуждать конкретные записи и их движение по процессу.
В этом проекте я связал бизнес-анализ, разработку интерфейса, расчёт показателей и проверку доступа. Ценность решения — в рабочем пути от вопроса руководителя к нужным данным и документу внутри существующей CRM.
Соберём отчёт под ваши задачи
Напишите, каким процессом хотите управлять и в каких системах хранятся данные. Разберу сценарии, предложу состав показателей и переходов к деталям, затем согласуем первый этап работы.