Подготовить задачу к разработке
Собственник хочет сократить ручную работу, сотрудники по-разному описывают проблему, а разработчику уже предлагают выбрать CRM. Я помогаю сначала договориться, что должно измениться в работе людей и систем, а затем оформить требования и выбрать первый этап.
Начинаю с заказчика и будущих пользователей. Выбираю конкретный процесс, собираю доступные инструкции и обезличенные примеры. Разбираю, откуда приходит работа, кто принимает решение, какие сведения нужны и где действие возвращается назад. Отсутствие регламента не мешает начать: можно разобрать реальный пример с участниками.
Что входит в анализ
- Цель заказчика и действия пользователей, которые должны измениться.
- Текущий процесс: участники, входящие данные, решения и результат.
- Системы, владельцы данных, идентификаторы и ограничения доступа.
- Повторный ввод, ручной перенос и причины возвратов.
- Будущий процесс и варианты решения с их условиями.
- Приоритеты, зависимости, состав первого этапа и критерии приёмки.
Исключения разбираю вместе с успешным действием: повторная заявка, отмена, отсутствие ответственного или недоступная внешняя система. Иначе разработчик будет сам решать вопросы, которые относятся к работе бизнеса.
Пример завершённого аналитического этапа
В обезличенном проекте связи CRM с кадровым процессом я подготовил ТЗ: источники сведений, правила сопоставления записей, состояния, права и ошибки. При неоднозначном сопоставлении предусмотрел ручное разрешение вместо случайной привязки. Результат этого этапа — требования для декомпозиции и оценки разработчиками. Внедрение интеграции в этом кейсе не заявляется.
Другие примеры задач: CRM дверной компании, заявки на обучение, редактор документов LibertyGas.
Какие материалы получит команда
По задаче подготовлю схему процесса, роли, перечень интеграций, словарь данных, требования и план этапов. Каждое важное требование связываю с исходной потребностью и способом проверки. Формат должен быть понятен участникам: для небольшой задачи достаточно простой схемы и нескольких сценариев.
Для нескольких подразделений или систем отдельно определяю владельцев процессов и данных, ответственность команд и требования к работе после запуска. Состав и масштаб реализации оцениваются после обследования. Подготовленная схема или ТЗ сами по себе не доказывают экономию времени и рост дохода.
Как использовать результат
Можно заказать только анализ и передать документы своей команде или нескольким подрядчикам для оценки. Если продолжу реализацию я, этап разработки будет согласован отдельно. По 1С и BI подключаю профильных специалистов; требования, координация и проверка общего результата остаются моей работой.
Объём, состав документов и стоимость анализа определяю по процессу и числу участников. Для первого сообщения опишите, какая работа сейчас вызывает затруднения и какие системы используются. Готовое ТЗ и доступ к клиентской базе не нужны.
Частые вопросы
Как проверить готовность ТЗ?
У команды должны быть понятны предмет изменений, данные, правила и исключения, а у принимающего — способ проверки. Неизвестные решения я отмечаю отдельно; согласованный документ не должен скрывать их за общей фразой «реализовать интеграцию».
Нужно ли сразу выбирать программу?
Нет. Сначала сравниваем нужные действия с возможностями уже работающих систем. Иногда достаточно изменить правило или существующую настройку.